Ile kosztuje windykacja?

Czy windykacja bez prowizji może być skuteczna? Jak ocenić czy oferta firmy windykacyjnej jest korzystna? Czy szukać najtańszej propozycji?

Usługa windykacyjna nie różni się praktycznie niczym od każdej innej usługi tzw. segmentu b2b. Prowadząc firmą, na każdym etapie rozwoju i praktycznie przez cały okres trwania firmy, właściciel lub zarządzający musi podejmować decyzje dotyczące zlecanie pewnych wyspecjalizowanych czynności zewnętrznym podmiotom. W większości przypadków taki outsourcing usług jest ekonomicznie bardziej uzasadniony od ponoszenia nakładów (finansowych, czasu pracy) na stworzenie i wdrożenie odpowiednich struktur i procedur wewnątrz firmy. I chociaż na pierwszy rzut oka, może wydawać się czasami, że zatrudnienie pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za konkretne działania i obowiązki będzie tańsze, w ogólnym rozrachunku może okazać się, że jest dokładnie odwrotnie. Dobrze więc odpowiedzieć sobie na pytanie ile kosztuje windykacja i jak odnieść ten koszt do uzyskiwanych efektów.

Ile kosztuje windykacja prowadzona przez wewnętrzny dział?

Stworzenie wewnętrznego działu windykacji, składającego się z zespołu doświadczonych profesjonalistów z zakresu prawa, finansów i negocjacji, to konieczność w wielu dużych i bardzo dużych firmach. Utrzymanie takiego działu wiąże się jednak ze sporymi kosztami wynagrodzeń (wysokiej klasy specjaliści nie będę pracować za najniższą krajową), szkoleń, kosztami organizacyjnymi. Aby wewnętrzny dział windykacji był efektywny i rentowny nie może być tani. Dlatego też w praktyce stworzenie takiego działu ma sens dopiero przy odpowiednio dużej skali działalności.

Dlaczego opłaca się zlecać windykacją do zewnętrznych firm?

Co mogą natomiast zrobić właściciel i menedżerowie firm w których tworzenie komórki windykacyjnej nie jest ekonomicznie uzasadnione? Lub gdy budżet na tego typu projekt jest niewystarczający do zatrudnienie odpowiedniej liczby wysoko wykwalifikowanych pracowników? Z pomocą przychodzi oczywiście outsourcing usług. Firma w które opóźnienia w płatnościach zdarzają się w przypadku 1-2 kontrahentów w miesiącu/kwartale, nie będzie inwestował przecież kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie w utrzymanie osobnego działu. Tym bardziej, że prawdopodobnie przez sporą ilość czasu pracownicy tego działu nie mieliby wystarczającej ilości pracy. Czasowe oddelegowywanie do zadań windykacyjnych pracowników zajmujących się na co dzień innymi obowiązkami też nie jest dobrym rozwiązaniem. Skuteczna windykacja wymaga szerokiej wiedzy, umiejętności i praktyki. Nie możne jej nauczyć się w kilka godzin i prowadzić „z doskoku”.

Jak wybrać najkorzystniejszą ofertę?

Gdy decyzja o zlecenie działań windykacyjnych zostaje podjęta, rozpoczyna się etap wyboru najkorzystniejszej oferty. Czy jednak najkorzystniejsza oznacza najtańsza? Odpowiedzmy sobie na pytanie jakie działania powinny być podjęte w stosunku do naszego dłużnika, aby były one maksymalnie skuteczne i wnosiły wartość dodaną ponad to co bez specjalnego nakładu kosztów możemy zrobić samodzielnie (czyli w praktyce wysłać wezwanie do zapłaty i wykonać kilka telefonów do dłużników).  Z praktyki wiemy, że najskuteczniejsze są działania terenowe i bezpośrednie negocjacje osobiste z dłużnikami. Nawet jeżeli nie przynoszą one szybkich efektów w postaci spłaty należności, informacje zebrane w trakcie takich działań, umiejętnie wykorzystane, maksymalizuję szanse na odzyskanie należności na etapach późniejszych (np. sądowym czy egzekucyjnym). Aby móc wdrożyć tego typu działania każda firma musi ponieść ich koszty. Odpowiadając więc na kluczowe pytanie ile kosztuje windykacja, warto zastanowić się jaki dokładnie zakres usług

Najlepiej i najtaniej – czy tak się da?

Dlatego też wybieranie najtańszej oferty usług windykacyjnych nie jest rozwiązanie najkorzystniejszym. Rachunek ekonomiczny jest jednoznaczny. Dlatego też szczególnie w przypadku spraw trudnych, wysokonominałowych czy takich w których wiemy, że dłużnika trzeba będzie „szukać”, nie skupiajmy się na ofertach typu: bez prowizji, bez opłat. Wiele firm i kancelarii prawnych faktycznie proponuje takie usługi. Oczywiste jest jednak, że nie wykonują swojej pracy za darmo. Na czym więc zarabiają? Najczęściej na kosztach sądowych (kosztach zastępstwa adwokackiego) i ewentualnym ryczałcie zasądzanych od dłużnika kosztów windykacyjnych (równowartość 40 EUR). Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki czynności windykacyjne można wykonać aby zmieścić się w budżecie 150-200 zł i jeszcze na tym zarobić? Jeżeli chcemy mieć pewność, że zlecana do windykacji sprawa będzie potraktowania odpowiednio uważnie i nie trafi natychmiast do Sądu (bez podjęcia innych czynności), szukajmy podmiotów, które mogą pochwalić się referencjami i doświadczeniem w pełnoprawnej windykacji terenowej. Liczmy się jednak z tym, że oferta tych firm nie będzie najtańsza na rynku. W zamian jednak za wyższą cenę otrzymamy dużo większe prawdopodobieństwo odzyskania swoich pieniędzy.