Weryfikacja kontrahentów

W obrocie gospodarczym ryzyko związane z udzielaniem tzw. kredytu kupieckiego jest nieuniknione. Każda firma chcąc zwiększać swoją sprzedaż jest niejako zmuszona do stosowania terminów płatności. Czym więcej kontrahentów i czym dłuższe terminy płatności faktur tym większe również ryzyko powstania trudnościągalnych należności. Jednym ze sposobów jego minimalizowania jest weryfikacja kontrahentów.

Weryfikacja kontrahentów, źródło informacji o kondycji finansowej i zwyczajach płatniczych

Zazwyczaj pierwsze transakcje z danym Klientem odbywają się na zasadzie obrotu gotówkowego. Jeżeli tylko pozwala na to specyfika branży i skala działalności jest to dobry sposób na „zapoznanie się” z nowym kontrahentem. Niestety fakt, że firma płaci gotówką lub wykonuje przedpłaty nie daje gwarancji, że będzie również rzetelnym płatnikiem w momencie gdy zostanie jest przyznany limit kredytu kupieckiego. Aby decyzja o wystawianiu faktur z odroczonym terminem płatności była trafna, niezbędne jest pozyskanie informacji o kontrahencie. W tym celu niezbędna do przeprowadzenia jest profesjonalna weryfikacja kontrahenta.

Co powinna zawierać dobrze przeprowadzona weryfikacja kontrahentów

Informacje niezbędne do oceny kontrahenta to przede wszystkim:

• czy firma ma aktualny wpis do CEIDG lub KRS
• kto jest uprawniony do reprezentowania firmy
• z jakimi podmiotami i osobami firma jest powiązana. Czy te powiązania można traktować „pozytywnie” czy „negatywnie”
• czy firma miała w przeszłości problemy z płynnością i regulowanie należności
• czy firma występuje w rejestrach niesolidnych płatników i na branżowych giełdach wierzytelności
• czy prowadzone są przeciwko firmie postępowania sądowe i/lub egzekucyjne
• czy firma jest znana na rynku windykacyjnym

Pozyskanie powyższych informacji w większości jest oczywiście możliwe do wykonania we własnym zakresie. Wymaga to jednak sporego nakładu czasu i pracy. Nierzadko konieczne jest zatrudnienie lub oddelegowanie pracowników do wykonywanie czynności związanych z weryfikacją kontrahentów. Nie zawsze takie działania ma sens ekonomiczny.

W sytuacji gdy zarządzający firmą nie chce ponosić kosztów związanych z utrzymywaniem działu lub komórki odpowiedzialnej za prawidłową weryfikację kontrahentów z pomocą przychodzą wyspecjalizowane podmioty zajmujące się zawodowo monitorowaniem Klientów i potencjalnych Klientów.

Usługa jest relatywnie tania, nie wymaga zaangażowania po stronie zainteresowanego Klienta. Firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami sporządzają kompleksowe raporty o kontrahentach obejmujące wszystkie niezbędne informacje. Możliwe jest zlecanie sporządzenia raportów zarówno incydentalnie, pojedynczo, jak i w korzystnych pakietach. Nie należy także obawiać się o to czy przekazywanie danych potencjalnych kontrahentów jest zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych.

Weryfikacja kontrahentów zwiększa skuteczność i szybkość odzyskania pieniędzy w przypadku wystąpienia problemów z regulowaniem płatności.

Oczywiście nawet prawidłowo przeprowadzona weryfikacja kontrahenta nie da gwarancji, że będzie on już zawsze wzorowym płatnikiem. Jednak pozyskane w trakcie sporządzania raportu informacje pozwalają na odpowiednio szybką reakcję i wprowadzenie ewentualnych procedur windykacyjnych. W przypadku weryfikowanego wcześniej kontrahenta są one zazwyczaj bardziej skuteczne niż w przypadku dłużników którzy trafiają do windykacji bez wcześniejszego sprawdzenia i monitorowania.

Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami usługi weryfikacji kontrahentów świadczonej przez White Note. Jesteśmy do Państwa dyspozycji.